東証一部上場企業のマネージャーとして、毎日100通を超えるメールをさばく著者の経験から、Microsoft Outlook で便利なショートカットキーを7つ紹介します。
本記事で紹介するOutlookショートカットキーは、どれも非常に便利なものばかりです。メール業務を効率アップしたいないなら、必ずすべてマスターしましょう。
本記事で紹介するショートカットキー
- メールの開閉を素早く切り替える
- 新しいメールをすぐ作れる
- 書いたメールを素早く送信する
- 返信・全員に返信・転送を一発で操作する
- 添付ファイルをすぐに開く
- メール・カレンダー・リストを素早く切り替える
- 溜まった未読メールを効率的に読む
ショートカットキーを勉強したい方へ
メールの開閉を素早く切り替えるショートカットキー
メールを開く：Enter
メールを閉じる：Esc
メールを選択した状態でEnterキーを押すと、そのメールを開くことができます。
閉じたいときは、Escキーを押します。Escキーは一般的にキーボードの一番左上にあります。
EnterとEscキーを使うことで、マウスでのクリックをかなり減らすことができます。
使う機会が多いショートカットキーなので、ぜひ覚えましょう。
新しいメールをすぐ作れるショートカットキー
新規メール：Ctrlを押しながらN
新しいメールを作成したいとき、多くの人は画面左上の「新しいメール」ボタンを押しますが、これは手間なので、もうやめましょう。
Ctrlキーを押しながらNを押すと、新しいメール作成画面を立ち上げることができます。
Nキーはキーボードの中央手前にあるので、ショートカット操作も苦にならず、もちろんマウス操作をするよりずっと楽です。
Ctrl+Nは、Outlook以外でも応用が効くショートカットキーです。新しいファイルや画面を立ち上げたいときには共通の操作ができるショートカットキーなので、ぜひ覚えておきましょう。
Ctrl+Nの応用例
Word：新しい文書ファイルを開く
Excel：新しい表計算ファイルを開く
Power Point：新しいスライドファイルを開く
書いたメールを素早く送信するショートカットキー
メール送信：Altを押しながらS
先に紹介した、Ctrl+Nのあとに続けて使えるショートカットキーです。
メールを作成したら、それを送信する作業が必ず発生します。そんなときは、Altキーを押しながらSを押すことで送信できます。
Altキーは、ShiftやCtrlの近くに配置されていますので、ブラインドタッチができないと、はじめのうちは押し間違えてしまうかもしれません。
はじめは使いにくいかもしれませんが、慣れればとても便利なショートカットキーなので必ず覚えましょう。
返信・全員に返信・転送を一発操作するショートカットキー
返信：Ctrlを押しながらR
全員に返信：CtrlとShiftを押しながらR
転送：Ctrlを押しながらF
自分に届いたメールを返信・全員に返信・転送したいときのショートカットキーです。
返信はReturnの頭文字のR、転送はForwardの頭文字のFと覚えると覚えやすいです。
先に紹介した、Alt+Sと組み合わせると、メールを受信してから返信・転送するまでの操作をすべてマウスなしで行えます。
屋外やカフェなどでマウスが使いづらい状況で重宝します。
添付ファイルをすぐに開くショートカットキー
添付ファイルにアクセス：Shiftを押しながらTab
選んだファイルを開く：Enter
このショートカットキーはけっこうマニアックなので、知らなかった人も多いと思います。
受信したメールに添付ファイルがついている場合、Shiftを押しながらTabを押すと、添付ファイルが選択された状態になります。
その状態でEnterを押すと添付ファイルを開くことができます。開いた添付ファイルを閉じたい場合は、Alt+F4で閉じることができます。
メール・カレンダー・リストを素早く切り替えるショートカットキー
メール画面：Ctrlを押しながら１
カレンダー画面：Ctrlを押しながら２
リスト画面：Ctrlを押しながら３
Outlookには、メール・カレンダー・リストの画面があり、それぞれ画面を切り替えて使いますが、その切り替えもマウスなしで可能です。
メール・カレンダー・リストのリボンの並び順でCtlr+数字キーを押すと、その画面に移ることができます。
通常の設定なら、以下のようになります。
- メール画面：Ctrlを押しながら１
- カレンダー画面：Ctrlを押しながら２
- リスト画面：Ctrlを押しながら３
「メールで打ち合わせ時間を打診されたけど、カレンダー確認しよう」などのときにマウスなしでカレンダーを確認し、カレンダーを確認したあとはメール画面に戻って、受け取ったメールに返信することができます。
溜まった未読メールを効率的に読むショートカットキー
次のメールに移る：Ctrlを押しながら＞
前のメールに移る：Ctrlを押しながら＜
休日明けの朝など、大量の未読メールがメールボックスに溜まっていることが多いですよね。
そんなとき、1つ1つのメールを開いて閉じてを繰り返すのは面倒です。
そこで使えるのがこのショートカットキーです。１つのメールを開いた状態で、Ctrl+＞を押すとメールボックスの次のメールに移ることができます。
Ctrl＋＜を押すと、メールボックスの1つ前のメールに移ることができます。
朝の貴重な時間を節約するために、ぜひ覚えましょう。
まとめ
ショートカットキーを勉強したい方へ
メール業務を効率アップしたいないなら、必ずすべてマスターしましょう。
- メールの開閉を素早く切り替える：Enter Esc
- 新しいメールをすぐ作れる：Ctrl＋N
- 書いたメールを素早く送信する：Alt＋S
- 返信・全員に返信・転送を一発操作する：Ctrl＋R、Shift＋R、F
- 添付ファイルをすぐに開く：Shift＋Tab
- メール・カレンダー・リストを素早く切り替える：Ctrl＋数字
- 溜まった未読メールを効率的に読む：Shift＋＞、＜
本ブログでは、便利なショートカットキーを紹介しています。
