ビジネスは1人では完結しません。必ず相手がいて何か「伝える」必要があります。
どうすれば上手く伝えることができるのでしょうか？できるビジネスマンがやっている「伝え方」のテクニックを7つ厳選してご紹介します。
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「言わなくてもわかるはず」は捨てる
まずは基本のマインドセットから。これ、みんな分かっているようで、できてないビジネスマンが多いです。
「言わなくてもわかるはず」の例
- わざわざ言わなくても察してくれるだろう
- メール送ったから伝わったはず
このように、相手にきちんと「伝える」ことを面倒くさがってサボった経験のあるビジネスマンは多いでしょう。
「察してくれるだろう」は甘い幻想です。相手は察してなんてくれません。「メール送ったから伝わったはず」も危険です。相手はあなたのメールなんて真剣に読みません。
本当に相手に動いてほしいとき、口頭で相手に伝わったことを必ず確認しましょう。「察してくれるだろう」ではなく、きちんと正面切って伝えましょう。
メールを送ったらそのあと電話して確認しましょう。昭和的なやり方で毛嫌いされるかもしれませんが、今の時代これをする人は減ってきたので逆に「電話するほど重要なんだ」と相手に重要性を分かってもらう有効打です。
しかしすべての仕事でこれをやっていたら、あなたはただのしつこい人になってしまいます。もちろんあなたの仕事の効率も落ちます。本当に重要なことだけにしましょう。
心にリトルひろゆきを飼う
人になにかを伝える時、事実と感想がごっちゃになってしまう人は少なくありません。特に日本語は、事実と感想を一体化させやすい傾向にあるとよくいわれます。
しかしビジネスシーンで事実と感想をごちゃまぜにすると、議論が喧嘩になってしまったり、個人の感想を事実と誤認して判断をミスするおそれがあります。
ビジネスシーンでは、自分の話すこと・相手の話すことの両方を事実と感想に切り分けて考えるようにしましょう。
そこでおすすめなのが「心にリトルひろゆきを飼う」ということです。自分の伝えた言葉、相手が自分に伝えた言葉を俯瞰するリトルひろゆきに心の中で「それってあなたの感想ですよね？」と言ってもらうことで、事実と感想をきれいに切り分けることができます。
これを逆に応用して、事実と感想を織り交ぜることで言葉の魅力を増すということもできます。
例えば、書類作成を終えた部下を褒める時「予定よりだいぶ早くしあがったね（事実）。重要な会議資料だからじっくり見直す時間ができて助かったよ（感想）。」とするとどうでしょう。相手への感謝に根拠が補強されて、言われた部下は本当に感謝されていると実感できます。
苦労話と自信が最高のスパイス
相手に自分の話を真剣に聞いてもらいたいとき、話のスパイス程度に苦労話と自信を入れてみましょう。
例えばあなたが上司に頼まれていた資料作成が完了したというメールを送る時「資料完成しました」とだけメールすると、上司はおそらく「ありがとう」くらいしかリアクションがなく、またあなたの資料をそこまで真剣に読んではくれないでしょう。
そこで、メールの文章を「資料完成しました。実は結構苦労しまして５時間かけて作りましたが自信作です」としてみましょう。苦労話と自信をスパイスにしました。すると上司は「お、そこまで言うならちょっと読んでみようかな」とあなたの資料を真剣に読んでくれることでしょう。
しかし、料理とおなじでスパイスはほどほどが適量です。苦労話の量が多すぎると「恩着せがましいやつ」になってしまいます。自信が多すぎると「自信過剰で嫌なヤツ」になってしまいます。
くれぐれもスパイスのかけすぎには注意しましょう。
評価されたいなら接触頻度を高めろ
いままで散々、伝え方のマインドセットやテクニックを紹介してきましたが、それよりも手っ取り早く効果的な方法が「接触頻度を高める」ことです。とくに、上司から評価されたいと思っているビジネスマンには一層おすすめです。
「ザイアンスの法則」というものがあります。これは、人は同じものに何度も触れることで警戒心が薄れ、関心や好意を持ちやすくなるという心理効果です。
つまり上司に評価されたいなら見えないところで頑張るより、接触頻度を高めて何度も報告するほうが手っ取り早い評価されるのです。
想像してみましょう。あなたが上司だとして、無口で黙々と仕事する部下と、頻繁に自分に報告してくれる部下、どちらが好感持てますか？もちろん後者ですよね。であれば、あなたも後者の部下になるべきです。
テレワークの時代で気軽に話しかけるタイミングが分からないという人は、出社したときに朝元気よく挨拶したり、廊下ですれ違う時に小話するといった方法でこまめに声を掛けると良いでしょう。
聞き上手は話し上手
もし自分の話を相手に真剣に聞いてもらいたいと思うのなら、まずあなたが相手の話を真剣に聞きましょう。
「返報性の原理」というものがあります。これは、恩を受けたら返したくなるという「お返しの法則」です。恩を受けるだけだとなんだか気持ち悪い。なので恩を返したくなるわけです。
「話を聞く」ということは非常に簡単（相手に話してもらって自分は頷けば良い）ですが、相手は「話を聞いてもらった」という恩を感じ、あなたの話も聞かないと気持ち悪くなるのです。
想像してみましょう。あなたが洋服屋に行って、店員がおすすめの商品を一方的に紹介してくるとき、うんざりして買いたくなくなるという経験は誰しもあると思います。
一方で、店員が自分の話を聞いてくれたり靴や鞄を褒めてくれると、その人から買いたくなりませんか？これと同じことをビジネスシーンでも実践しましょう。
顕在意識で潜在意識を操る
人は１日に3万〜5万回思考していると言われます。
そしてそのうちの9割は意識できない潜在意識で、皆さんが意識している顕在意識はたった1割だそうです。さらに思考の8割はネガティブでポジティブな思考は2割とも言われています。
つまり人はほっておくと意識してない潜在意識でネガティブなことばかり考えてしまうということです。
その対策として有効なのが、意識的にネガティブな言葉をポジティブ言葉に言い換えることです。そうすることで、あなた自身はもちろん、あなたの恋人や友人・同僚や部下のネガティブすぎる思考に歯止めをかけて、円滑な人間関係を作ることができます。
「ポジティブで活気のあるチームを作りたい」「笑顔あふれる家庭にしたい」と考えている職場のリーダーや、一家の大黒柱におすすめです。
ネガティブ→ポジティブ 言い換え例
- 失敗→課題発見
- ミス→気づきを得る
- 疲れた→頑張った
- つまらない→工夫不足
数字で説得力100倍
相手を説得したり、相手の心を動かしたいのなら数字を使うことがとても有効です。
例えば「親と過ごせる時間は実は残り少ない」と言われるのと「親と過ごせる日数は人生であと50日しかない」と言われるのを比べるとどうでしょう？
後者のほうが刺さりますよね？数字を使うと聞き手にダイレクトにイメージを伝えることができます。数字は相手の頭の中にメッセージをリアルに伝える起爆剤になるのです。
他にも「このお肉はとても貴重なお肉です」より「このお肉は、牛一頭からたった500gしか取れない希少部位です」のほうがありがたみが増します。
ビジネスシーンでは、このように伝えたいことを補強する他にも、いくつかの話を同時にするときの前フリに使うと便利です。
朝礼のスピーチなどでダラダラと話すおじさんにイライラすることってありますよね？自分もそんなダラダラオジサンにならないために話のはじめに「この話のポイントは2つです。1つ目は・・・」と数字を使ってポイントをあらかじめ宣言しましょう。
聞き手は「大切なポイントは2つあるんだな」と心の準備ができます。また話をするあなたも「ポイントは2つ」と宣言したため、余計な言葉は省略するように気をつけて話すようになり、スピーチを手短にかつ伝わりやすいものに変えることができるのです。
まとめ
ビジネスは1人では完結しません。必ず相手がいて何か「伝える」必要があります。
どうすれば上手く伝えることができるのでしょうか？できるビジネスマンがやっている「伝え方」のテクニックを7つ厳選してご紹介しました。
できるビジネスマンがやっている「伝え方」のテクニック7選
- 「言わなくてもわかるはず」は捨てる
- 心にリトルひろゆきを飼う
- 苦労話と自信が最高のスパイス
- 評価されたいなら接触頻度を高めろ
- 聞き上手は話し上手
- 顕在意識で潜在意識を操る
- 数字で説得力100倍
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